Порядок рассмотрения обращений граждан утвержден в Администрации города. Он должен упорядочить работу с обращениями жителей. В порядке оговорены сроки рассмотрения обращений, подготовки ответов, требования к оформлению письменных заявлений граждан.
Прием письменных обращений производится в Управлении делами администрации города ежедневно в рабочие дни с 9.00 до 18.00 в кабинете № 102 (первый этаж). Не принимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. Обратившемуся гражданину по его просьбе выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, входящим номером и сообщается телефон для справок по обращениям граждан (577-67-18). Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются. В необходимых случаях Управление делами направляет такие письма в правоохранительные органы.
Поступившие обращения после регистрации передаются для рассмотрения Главе города каждый рабочий день в 12.30 и 17.30. Рассмотрение обращений производится Главой города Лобня, заместителями Главы администрации, руководителями и работниками структурных подразделений. Все работники Администрации, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
Поступившие в структурные подразделения Администрации города Лобня письменные обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в Управлении делами, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до пятнадцати дней. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.
В случае, если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае если заявитель продолжает обращаться в Администрацию города с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, заместителем начальника Управления делами может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.
Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.